Подробный обзор вебинара «Трудовой комплаенс. Кадровый комплаенс»

• Трудовой комплаенс – это
• Место отдела кадров
• Международное законодательство
• Законодательная база
• Типовые ситуации конфликта интересов
• Локальные нормативные акты в трудовом комплаенсе
• Проверки КНО и соответствие трудовому комплаенсу
• Ответственность за нарушение трудового законодательства
• Кейс №1
• Локальные нормативные акты к кейсу № 1
• Риски внутри отдела кадров
• Кейс №2
• Комплаенс в трудовом договоре
• Антикоррупционные и ПОД ФТ условия в трудовом договоре
• Формирование комплаенс культуры
• Трудовой комплаенс и аутсорсинг
• Профстандарт
• Должная осмотрительность - знай своего сотрудника. Как проявить должную осмотрительность

Трудовой комплаенс – это

Трудовой комплаенс – это часть системы управления, обеспечивающая соответствие регуляторной среде в области трудовых отношений.

Участники трудовых отношений:

• Со стороны государства: Министерство труда и социальной защиты РФ, органы прокуратуры, федеральная инспекция труда (федеральная служба по труду и занятости, государственные инспекции труда)
• Со стороны работодателя: генеральный директор, кадровая служба, HR менеджеры, комплаенс служба
• Со стороны работника: работник и члены его семьи, профсоюзы.

Место отдела кадров

Разработанная Комитетом спонсорских организаций (COSO) и Институтом внутренних аудиторов Модель трех линий защиты описывает систему распределения и координации конкретных функций по управлению рисками и внедрению контроля внутри организации, независимо от ее размера или сложности. Согласно данной модели во вторую линию защиты, которая включает в себя функции внутреннего контроля и надзора, также входит служба охраны здоровья и труда.

Международное законодательство

Всего Международной организацией труда (МОТ) принято более 180 конвенций и 190 рекомендаций. Россией ратифицировано более 70 конвенций.

• Конвенция N 97 «О трудящихся-мигрантах» (1949 год).
• Конвенция N 102 «О минимальных нормах социального обеспечения» (1952 год).
• Конвенция N 111 «Относительно дискриминации в области труда и занятий» (1958 год).
• Конвенция N 117 «Об основных целях и нормах социальной политики» (1962 год).
• Конвенция N 121 «О пособиях в случаях производственного травматизма» (1964 год).
• Конвенция N 130 «О медицинской помощи и пособиях по болезни» (1969 год).
• Конвенция N 131 «Об установлении минимальной заработной платы с особым учетом развивающихся стран» (1970 год).
• Конвенция N 143 «О злоупотреблениях в области миграции и об обеспечении трудящимся-мигрантам равенства возможностей и обращения» (1975 год).
• И другие.

Законодательная база

В Трудовой кодекс РФ включены вопросы социального партнерства в сфере труда, оформления трудовых отношений, рабочего времени и времени отдыха, оплаты и нормирования труда, гарантий и компенсаций за труд, трудовой дисциплины, охраны труда, защиты трудовых прав и свобод.

• «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»
• Федеральный закон от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции»
• Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ «О защите конкуренции»
• Закон Российской Федерации от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»
• Федеральный закон от 24.07.1998 № 124-ФЗ «Об основных гарантиях прав ребенка в Российской Федерации»
• Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»

Типовые ситуации конфликта интересов

Ряд ключевых «областей регулирования», в которых возникновение конфликта интересов является наиболее вероятным:

• выполнение отдельных функций в отношении родственников и/или иных лиц, с которыми связана личная заинтересованность;
• выполнение иной оплачиваемой работы, кроме основной, как совмещение и т.п.;
• владение ценными бумагами, банковскими вкладами и др.;
• получение подарков и услуг;
• имущественные обязательства и судебные разбирательства, риски привлечения к ответственности;
• явное нарушение установленных запретов (например, использование служебной информации, получение наград, почетных и специальных званий (за исключением научных) и др., в т.ч. с иностранным элементом).

Уникально для государственных служащих: взаимодействие с бывшим работодателем и трудоустройство после увольнения с государственной службы.

Локальные нормативные акты в трудовом комплаенсе

Идентифицируйте обязательные и рекомендованные, делайте упор на обязательные, но рекомендованные тоже стоит держать в поле зрения для формирования культуры в коллективе и соответствия. Необходимо выбрать необходимые и достаточные локальные нормативные акты для вашей деятельности.

• Миссия предприятия - документ стратегического управления предприятием, в концентрированной форме отражающий цель, смысл, основы и приоритеты его функционирования.
• Политика предприятия в области управления персоналом (кадровая политика) - документ стратегического управления предприятием, отражающий взгляды и цели, а также описание ключевых средств и методов определения и обеспечения потребностей предприятия в персонале.
• Коллективный договор - локальный нормативный правовой акт, заключаемый между работниками и работодателем в лице их законных полномочных представителей и предназначенный для регулирования ключевых вопросов социально-трудовых отношений на предприятии.
• Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативно правовой акт, конкретизирующий порядок регулирования социально-трудовых отношений на предприятии.
• Штатное расписание - документ, устанавливающий численность структурных подразделений в составе органа, количество и квалификацию работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению.
• Приказы, распоряжения по движению кадров - документы, устанавливающие прием, увольнение, ротацию персонала.

Проверки КНО и соответствие трудовому комплаенсу

1 июля 2021 года вступил в силу Федеральный закон от 31 июля 2020 г. № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации».

Этот документ систематизирует правила организации и осуществления госконтроля (надзора) и муниципального контроля, в том числе закрепляет новую систему и порядок проведения контрольных (надзорных) мероприятий. Главным отличием нового правового регулирования в части контрольных (надзорных) мероприятий является четкая систематизация видов таких мероприятий.

На сайте Генеральной Прокуратуры РФ размещается сводный план проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Основные тренды контроля в сфере труда:

• активные поиски теневой занятости;
• риск-ориентированный подход в контроле и надзоре;
• обязательное изучение бухгалтерских и банковских документов при проверке фактов невыплаты зарплаты;
• проверка сообщений о производственном травматизме, о вымогательстве труда, о рабском труде, о торговле людьми, о необоснованном отказе в приеме на работу или увольнении беременных, молодых матерей и предпенсионеров, о преднамеренном банкротстве работодателей, имеющих долги по зарплате;
• проверка расторжений трудовых отношений в части соблюдения порядка увольнения, правильности и полноты выплат.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

В статье 419 Трудового Кодекса говорится о том, что существуют различные виды юридической ответственности за нарушение трудового законодательства: дисциплинарная; материальная; гражданско-правовая; административная; уголовная.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

В статье 419 Трудового Кодекса говорится о том, что существуют различные виды юридической ответственности за нарушение трудового законодательства:

• Дисциплинарная;
• Материальная;
• Гражданско-правовая;
• Административная;
• Уголовная.

Дисциплинарная ответственность

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

1. замечание;
2. выговор;
3. увольнение по соответствующим основаниям.

При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.

Согласно ст. 195 ТК РФ, руководитель организации, руководитель структурного подразделения и заместители также могут привлекаться к дисциплинарной ответственности по требованию представительного органа.

Материальная ответственность

По нормам трудового законодательства материальную ответственность несут те, кто причинил ущерб второй стороне трудового взаимодействия. Это может быть, как и работодатель, так и работник. Нарушитель должен компенсировать нанесенный ущерб. Объем и порядок возмещения строго регламентированы законом.

Материальная ответственность работодателя по отношению к работнику рассматривается в статье 38 ТК РФ. В числе наиболее распространенных случаев:

• Незаконное увольнение или отстранение от работы, невыдача трудовой книжки при увольнении. В каждом из этих случаев работник теряет возможность зарабатывать, поэтому работодатель должен произвести компенсацию.
• Повреждение или уничтожение собственности работника. Если такое произошло, работодатель возмещает урон по рыночной стоимости имущества. Опоздание с выплатой зарплаты. Работник вправе рассчитывать не только на полную выплату, а еще и на неустойку за задержку.
• Моральный ущерб работнику. Сумму, которую работодатель выплачивает в этом случае, стороны определяют в ходе переговоров. Если не договариваются, выплату назначает суд.

Гражданско-правовая ответственность

Под гражданско-правовой ответственностью «работодателя» следует понимать его обязанность возместить вред (материальный и нематериальный), причиненный нарушением прав и законных интересов «работников». Одним из оснований возникновения гражданско-правовой ответственности работодателя перед работником может стать нарушение требований охраны труда.

«Работодатель» обязан компенсировать моральный вред, причиненный «работнику» его неправомерными действиями, нарушающими неимущественные и имущественные права «работника» (ст. 151, ст. 1100 ГК РФ).

Также подлежит возмещению вред, связанный с увечьем, профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, в том числе в результате несчастного случая на производстве. (ст. 1084, ст. 1085 ГК РФ).

Административная ответственность

Большинство мер описаны в статьях 5.27 и 5.27.1 КоАП. Может применяться к юридическим и должностным лицам, а также к ИП. Основной вид — административные штрафы, но предусмотрены и другие:

• Предупреждение: если нарушение допущено в первый раз, не несет вреда здоровью или угрозы жизням, комиссия может ограничиться предупреждением. В кодексе правонарушений эту меру регламентирует статья 3.4.
• Дисквалификация должностного лица. Устанавливается на 1–3 года. Означает, что человек теряет право занимать руководящие посты в коммерческих компаниях и других организациях.
• Приостановление деятельности. Назначается на период до 90 суток, если продолжение работы несет угрозу здоровью и жизни работников. Наиболее распространенные нарушения связаны с пренебрежением противопожарной безопасности, норм охраны труда.

Кейс №1

Для ухода в отпуск самое главное – согласовать его период с руководителем. Иногда процесс направления в отпуск на этом и заканчивается. Вроде всем все понятно и про оформление необходимых документов благополучно забывают. В итоге при проверке организации, может не быть выявлено отсутствие графика отпусков, уведомлений работников о начале отпуска, а кроме того допускается несвоевременная выплата отпускных (работник вроде как не возражал) и другие нарушения гарантий, предусмотренных гл. 19 ТК РФ.

Ежегодно после утверждения графика отпусков все работники должны быть ознакомлены с ним под роспись. Причем не с приказом о его утверждении, а именно с самим текстом графика. Кстати, размещение графика отпусков на стенде в помещении компании не считается ознакомлением с ним работников. График отпусков является обязательным для работодателя. Отказать в предоставлении отпуска в указанное в графике время он не вправе.

Итак, в вопросе отпусков может быть много нарушений, а если аналогичное нарушение уже фиксировалось ранее, то штраф за каждое нарушение на организацию может достигать до 70 тыс. рублей (п. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Ну и, конечно же, не минуют ответственности и должностные лица компании (до 5 тыс. руб. за «первичное» нарушение, до 20 тыс. руб. за каждое «повторное» нарушение).

Локальные нормативные акты к кейсу №1

За отсутствие в организации обязательных локальных нормативных актов может быть предусмотрела ответственность. Помимо графика отпусков, следует также проверять наличие и актуальность данных локально-нормативных актов, дабы не понести административную ответственность. У нас есть проработанное решение: комплаенс старт.

Риски внутри отдела кадров

В дополнение ко всем культурным аспектам комплаенса должны также учитываться риски внутри самого отдела кадров. Он должен не только получать ответы на поставленные вопросы, но и внедрять процессы, которые позволят пресечь случаи неэтичного поведения. В то же время отдел кадров должен надлежащим образом реагировать на любые нарушения.

Группы риска:

• Риски ошибочного выбора направлений кадровой политики;
• Риски, связанные с неэффективной системой мотивации и стимулирования персонала;
• Риски, связанные с некачественным уровнем кадрового обеспечения;
• Риски, связанные с недостаточной защитой информации.

Кейс №2

Зачастую трудовые договоры не составляются специально, а берутся из интернета так называемые «типовые формы». Никто особо не вникает, что там указано, ведь есть четкие договоренности с работников, они ежедневно контролируются в процессе выполнения рабочих задач. Но это только на первый взгляд.

В трудовом договоре должны быть прописаны:

• место работы;
• трудовая функция;
• условия оплаты труда;
• режим рабочего времени;
• другие условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ.

За отсутствие этих условий предусмотрена ответственность. В результате выделения такого решения как «ненадлежащее оформление трудового договора» некоторые проверяющие стали ошибочно считать ненадлежащим оформлением и отсутствие обязательных условий в договоре. И соответственно, штрафовать работодателей по этому основанию. При этом некоторые инспекторы, как и ранее, наказывали за это как за общее нарушение ТК.

Судебная практика показывает, что в суде зачастую все зависит от того, какой вариант выберет сам инспектор. Но отдельные судьи видят разницу и разъясняют проверяющим, что ненадлежащее оформление — это нарушение требований к форме, а не к содержанию договора.

Система типовых трудовых договоров — это очень удобный инструмент, который экономит время сотрудника, занимающегося кадровым делопроизводством. Но необходимо проверить используемые в Вашей компании трудовые договоры на наличие всех обязательных условий. Это не займет много времени, но даст уверенность.

Комплаенс в трудовом договоре

Внедрение положений комплаенс в трудовой договор призвано устранить недостатки действующего законодательства и сформировать необходимые требования для защиты прав обеих сторон и минимизации рисков нарушений.

Необходимо зафиксировать стандартные комплаенс-процессы, находящие применение и характерные только для правоотношений в сфере труда. Например:

• взаимодействие работодателей и должностных лиц с контрольно-надзорными органами;
• конфиденциальность персональных данных о сотрудниках;
• расследование несчастных случаев в соответствии с законодательством;
• недопустимость конфликта интересов должностных лиц, работодателя и других.

Внедрение комплаенс-системы в трудовых отношениях будет способствовать:

1. репутации организации или предпринимателя именно как работодателя; увеличению уровня их привлекательности для работников;
2. формированию системы стимулирования работодателей к соблюдению трудового законодательства;
3. предупреждению нарушений трудовых прав работников;
4. снижению финансовых рисков, а работников к ответственному отношению к трудовым обязанностям, имуществу и партнерам работодателя;
5. противодействию коррупции и утечке информации;
6. повышению внутренней самооценки; карьерному росту и т. д.

Антикоррупционные и ПОД ФТ условия в трудовом договоре

В России действует и активно развивается законодательство в области профилактики и противодействия коррупции не только в государственных органах, но и на предприятиях всех форм собственности.

Федеральный̆ закон от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», предусматривающий̆ правовые и организационные основы предупреждения коррупции и борьбы с ней̆, минимизации и (или) ликвидации последствий коррупционных правонарушений. Учитывая, что коррупция является одной̆ из разновидностей̆ рисков, отрицательно влияющих на финансовое положение хозяйствующих субъектов, то одной̆ из задач комплаенса является выявление и предупреждение коррупционных явлений среди работников предприятий. Рассматриваемый̆ в данном случае Закон о противодействии коррупции предусматривает ряд эффективных способов борьбы с коррупцией̆, а также вводит ряд антикоррупционных стандартов - установлений для соответствующей̆ области деятельности в виде единой̆ системы запретов, ограничений и дозволений, обеспечивающих предупреждение коррупции в той или иной̆ сфере деятельности.

Федеральный̆ закон от 07.08.2001 N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», предусматривающий̆ порядок осуществления контроля на территории Российской̆ Федерации за проведением операций с денежными средствами или иным имуществом в целях предупреждения, выявления и пресечения деяний, связанных с легализацией̆ (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, и финансированием терроризма, а также отношения юридических лиц и федеральных органов исполнительной̆ власти, связанные с установлением бенефициары владельцев юридических лиц.

Формирование комплаенс культуры

«Тон сверху» - это реализация ценностных установок и практическое следование закрепленным в кодексах и регламентах правилам, проявляющееся со стороны руководителей.

Руководители своим личным примером показывают, что соблюдение принятых правил необходимо. В рамках комплаенс политики создается среда открытого общения, когда сотрудники не боятся сказать руководителю о возникших проблемах, а понимают, что их необходимо решить не только в интересах компании, но и в их собственных.

Руководство должно демонстрировать равное отношение к сотрудникам вне зависимости от их должностей. Кроме того, необходимо постоянно информировать сотрудников об изменениях по организации и проводить тренинги по соблюдению.

Трудовой комплаенс и аутсорсинг

В компаниях, особенно крупных, неизбежно возникает необходимость в разрешении множества кадровых вопросов и вопросов охраны труда. Для решения подобных вопросов рекомендуется внедрять трудовой комплаенс, который бы позволил обеспечить самоконтроль соблюдения трудового законодательства самой компанией и ее работниками.

На практике система трудового комплаенса может быть выстроена различными способами и в том числе посредством привлечение внешних консультантов: им можно передать как все, так и часть функций по трудовому комплаенсу.

Законодательство в Российской Федерации развивается крайне динамично, происходит принятие новых законов, внесение поправок в уже существующие. Это касается и трудового права. Изменения законодательства вызывают у компаний непонимание относительно правильного правоприменения.

Большинство организаций действуют «реактивно», решая проблемы уже после их возникновения. При этом, они часто ограничиваются внутренним трудовым комплаенсом, который направлен на разрешение текущих вопросов: на координацию и взаимодействие с работниками (рассмотрение жалоб и заявлений, обучение), разработку внутренних документов, направленных
на предупреждение нарушений в сфере трудового законодательства.

В последнее время набирает популярность услуга кадрового аудита, которая посредством привлечения внешних специалистов позволяет выявить основные допущенные компанией нарушения кадрового делопроизводства.

Профстандарт

Профессиональный стандарт – характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности.

В ст. 195.1 ТК РФ дается понятие профессионального стандарта. Если законодательством установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями.

«Национальная Ассоциация Комплаенс» разработала профстандарт в сфере комплаенс. Ознакомиться с ним можно по ссылке: https://compliance.su/upload/pdf/professionalny_standart_specialist_v_oblasti_komplaensa.pdf.

Должная осмотрительность - знай своего сотрудника. Как проявить должную осмотрительность

Должная осмотрительность — данное понятие введено постановлением Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53, однако точное определение понятия в нём отсутствует. На основе обобщения имеющейся в открытых источниках информации, под должной осмотрительностью понимается принятие комплекса мер и действий, направленных на получение необходимой и достоверной информации о потенциальном контрагенте. Проявление должной осмотрительности является одним из действий по проверке контрагента.

Должную осмотрительность следует также проявлять и по отношению к сотрудникам. В комплаенс функцию отдела кадров входит проверка сотрудников на благонадежность, что требует налаживания бизнес процесса в сотрудничестве с отделом безопасности и комплаенс подразделением.

Следует учитывать положения ФЗ «О персональных данных», который устанавливает требования и правила обработки персональных данных граждан ко всем организациям, государственным и муниципальным структурам.

Так, у кандидата на вакантную должность необходимо запросить следующие данные:

• кредитный рейтинг и наличие просроченных непогашенных кредитов;
• взыскание долгов от коллекторов или судебных приставов;
• подлинность паспорта гражданина страны, других документов, удостоверяющих личность;
• наличие погашенных и непогашенных судимостей;
• присутствие в списках людей, разыскиваемых правоохранительными органами;
• нахождение на учете в психоневрологическом и наркологическом диспансерах.