Когда дело доходит до управления конфликтом интересов в вашей компании, не существует такого понятия, как слишком много мер предосторожности. Письменные положения о конфликте интересов являются неотъемлемой частью любой компании или организации, которые помогают предотвратить возникновение внутренних и внешних конфликтов интересов. Подзаконные акты, регулирующие конфликт интересов, не только помогут вам избежать юридической ответственности в случае возникновения спора. Они также помогут уберечь ваших сотрудников от неприятностей и гарантировать, что они не попадут в ситуации, которые могут нанести ущерб репутации или бренду вашей организации, если что-то пойдет не так.
Если в вашей компании нет положений о конфликте интересов, ваши сотрудники могут не знать, как справляться с возникающими конфликтами. Это значительно повышает вероятность того, что они будут неадекватно реагировать на определенные типы конфликта интересов. Вот пять советов по составлению эффективного устава о конфликте интересов для вашей организации.
Совет №1: Определите, что нужно вашей организации
Прежде чем с головой погрузиться в написание устава вашей организации о конфликте интересов, вы должны определить, для чего они вам нужны. Это предотвращение конфликтов? Минимизация рисков? Определение того, как с ними справляться? Это важно, потому что ваш устав должен охватывать конкретные темы и быть адаптирован к культуре и организационной структуре вашей компании. Недостаточно просто что-то записать; это должно быть что-то, что решает проблему.
Подумайте о том, что происходит в вашей организации, и запишите все конфликты интересов, которые могли возникнуть или уже произошли. Если вы не уверены, о каких проблемах идет речь, обратитесь за помощью к заинтересованным сторонам или к кому-либо, обладающему соответствующим опытом. Затем определите потребности по каждой проблеме: почему важно решить эту проблему? Что произойдет, если мы ничего не предпримем по этому поводу? Что произойдет, если мы что-то предпримем по этому поводу? Как мы можем предотвратить возникновение этих проблем в первую очередь?
Совет №2: Составьте план
Чтобы убедиться, что ваши подзаконные акты о конфликте интересов эффективны, вам нужно составить план действий в отношении того, как вы будете их писать. Для этого есть несколько способов, и многое будет зависеть от вашей организации. Однако хорошей идеей будет начать с определения заинтересованных сторон и вовлечения их на этом этапе. Составьте список того, что необходимо сделать, и определите заинтересованные стороны, заинтересованные внести свой вклад в ваш устав или пересмотреть его. Может быть полезно встретиться с этими людьми до того, как вы начнете писать, чтобы они поняли, в чем будет заключаться их роль, и могли направлять вас по мере необходимости.
Другим важным аспектом планирования является определение того, что вам понадобится для завершения проекта. Для этого вам нужно будет определить, какие ресурсы потребуются, если таковые имеются. Сколько часов на это потребуется? Вам нужно проконсультироваться со специалистом по правовым вопросам? Это гарантирует, что у вас будет все необходимое, когда вы начнете писать, и уменьшит количество препятствий, с которыми вы столкнетесь при написании.
Совет №3: Ознакомьте сотрудников с новым положением о конфликте интересов
Написание устава вашей организации о конфликте интересов - это только часть процесса. Если написанный вами устав спрятан в редко используемом руководстве для сотрудников или в картотеке, он не принесет большой пользы вашему бизнесу. После утверждения вашего устава вы должны убедиться, что сотрудники обучены любым обновлениям или изменениям.
Тренинг должен охватывать новые положения о конфликте интересов и любые изменения, внесенные в старые политики. Вы также должны привести несколько примеров того, какие виды деятельности могут спровоцировать конфликт или предполагаемый конфликт. Разработав этот план обучения, вы убедитесь, что все понимают, как они могут избежать конфликтов на рабочем месте, помогая им принимать обоснованные решения от своего имени.
Совет №4: Сделайте их доступными для сотрудников
Чтобы ваши подзаконные акты COI были эффективными, ваши сотрудники должны иметь возможность ссылаться на них, когда у них возникают вопросы. Это означает, что вы должны обеспечить сотрудникам легкий доступ к ним независимо от того, где они находятся. Это больше, чем просто вежливость — это также необходимая мера предосторожности. Если ваши сотрудники не могут быстро найти документ, в котором разъясняется, что представляет собой конфликт интересов в их организации, они могут быть вынуждены принимать решения без учета всех фактов. Отличный способ сделать это - сохранить ваши политики в облачной системе, к которой можно получить доступ из любого места.
Совет №5: Запланируйте регулярную проверку ваших подзаконных актов
Важно регулярно просматривать подзаконные акты. То, как часто вы решите это делать, будет варьироваться, но, по крайней мере, вы должны пересматривать их ежегодно и при возникновении организационных изменений. Регулярный пересмотр ваших подзаконных актов поможет вам поддерживать их в актуальном состоянии в соответствии с лучшими практиками, а пересмотр их после любых существенных изменений в вашей организации гарантирует, что все политики по-прежнему соответствуют текущим потребностям.
После ознакомления с вашим действующим уставом и внесения любых необходимых изменений важно проинформировать сотрудников о том, что изменилось, чтобы они могли быть осведомлены о любых новых требованиях или ограничениях, которые могут повлиять на них. Чтобы гарантировать, что все сотрудники имеют доступ к обновленным версиям своей политики в отношении конфликта интересов, мы рекомендуем отправлять уведомления по электронной почте всякий раз, когда вносятся или вот-вот будут внесены изменения.
