Подробный обзор вебинара "Должная осмотрительность сотрудников"

Содержание:

1. Что такое должная осмотрительность?
2. Зачем нужна должная осмотрительность?
3. Как применять должную осмотрительность в организации?
4. Как проявляется должная осмотрительность сотрудников?
5. Инструменты проверки контрагентов

Деятельность компаний становится все более прозрачной для контрольно-надзорных органов. Следить нужно не только за своими бизнес-процессами, но и за деятельностью своих контрагентов. Доначисление налогов и штрафные санкции также ведут к убыткам и потере вашей репутации. Поэтому каждому нужно знать, как защитить свой бизнес.

Что такое должная осмотрительность?

Надежный контрагент — залог финансовой и репутационной стабильности бизнеса. Поэтому перед началом делового сотрудничества важно провести комплексную проверку потенциального партнера «под микроскопом». Совокупность мероприятий по получению необходимой достоверной информации принято называть должной осмотрительностью.

Термин «должная осмотрительность» стали применять после того, как его употребили в Постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды».

Зачем нужна должная осмотрительность?

ФНС ссылается на понятие должной осмотрительности для оспаривания правомерности вычетов по НДС и включения налогоплательщиками некоторых расходов в состав затрат при расчете налога на прибыль, если в цепочке платежей присутствуют сомнительные компании, имеющие признаки фирм-однодневок.

Информация о контрагенте содержит факты о нем, позволяющие организации оценить степень, в которой контрагент подвергает ее целому ряду рисков. Эти риски включают в том числе и риски отмывания денег и финансирования терроризма (ПОД/ФТ).

Компания должна знать своих контрагентов по ряду причин:

• Для соблюдения требований соответствующего законодательства и нормативных актов;
• Чтобы быть уверенной в том, что контрагенты являются теми, за кого себя выдают;
• Чтобы предоставить им запрашиваемые товары или услуги;
• Для защиты от мошенничества и подозрительных операций;
• Чтобы организация имела возможность предоставить контрольно-надзорным органам достаточную информацию о контрагентах в случае составления отчета о подозрении их в неправомерных действиях в целях минимизации рисков привлечения к налоговой ответственности.

Как применять должную осмотрительность в организации?

На практике отсутствует четкий алгоритм данного механизма. Однако в рамках должной осмотрительности при выборе контрагента необходимо выполнить ряд базовых действий:

1. Разработать и внедрить положение о договорной работе;
2. Составить регламент, определяющий требования к принятию мер должной осмотрительности;
3. Внести в должностные инструкции сотрудников пункт об ответственности за несоблюдение вышеуказанных требований;
4. Отправить письменный запрос контрагенту на предоставление документов в рамках должной осмотрительности по следующему списку:
1. Устав,
2. ОГРН,
3. ИНН,
4. Налоговая декларация по НДС, по налогу на прибыль;
5. Паспорт руководителя.
5. Сформировать карточку налоговой безопасности;
6. Получить из открытых источников информацию о надежности контрагента.

Доказательством проявления должной осмотрительности будет являться выполнение следующих условий:

• Включайте в договоры условие об обязательном проведении проверки привлекаемых контрагентом для исполнения контракта третьих лиц (поставщиков, исполнителей, подрядчиков) и в случае выявления у таких лиц признаков ненадежности — об отказе от привлечения этих лиц;
• Договором должна быть установлена обязанность контрагента предоставлять результаты такой работы вам, а также предварительно согласовывать с вами привлечение третьих лиц. Если вы являетесь подрядчиком / исполнителем, соблюдайте условие о предварительном согласовании привлечения третьих лиц, если оно предусмотрено договором;
• Условия, аналогичные вышеуказанным, должны быть включены в договоры, которые заключаются со всеми лицами вплоть до конечного исполнителя;
• Предусмотрите в договоре штрафы за несоблюдение вышеуказанных обязательств.

При заключении договора контрагенту необходимо отказать, если он:

• Не числится в ЕГРЮЛ / ЕГРИП или имеет регистрационные нарушения;
• Является действующим, но в его первичных и уставных документах есть существенные ошибки;
• Зарегистрирован по массовому адресу или информация о его местонахождении отсутствует;
• Не предоставляет документальное подтверждение полномочий должностных лиц, имеющих право подписи от лица контрагента;
• Не имеет подтверждающих документов о приобретении / производстве продуктов для дальнейшей их реализации, т.е. в документах отображаются только финансовые потоки, а товарные отсутствуют;
• Не обеспечен производственными и (или) торговыми площадями, собственной или арендуемой недвижимостью, оборудованием, транспортом, в штате не числятся сотрудники.

Как проявляется должная осмотрительность сотрудников?

Термин «должная осмотрительность» при выборе контрагента означает, что ответственный сотрудник, прежде чем заключать сделку, должен принять ряд мер для всесторонней оценки партнера, и на момент принятия решения он должен быть уверенным в законности и реальности сотрудничества.

Необходимо подготовить доказательства тщательного расследования — собрать на контрагента досье, пройдя все этапы:

1. Проверить контрагента по перечню требований к должной осмотрительности на официальных сайтах ФНС, ФССП и др.;
2. Проверить наличие сайта контрагента, его содержание, рекламу и отзывы в интернете;
3. Нанести визит в офис контрагента и зафиксировать встречу фотографиями;
4. Лично встретиться с руководителем контрагента и зафиксировать встречу фотографиями;
5. Запросить у контрагента документы для досье по перечню, оценить содержащуюся в них информацию;
6. Подготовить досье контрагента.

Инструменты проверки контрагентов

При самостоятельном мониторинге информации о контрагенте можно воспользоваться официальными ресурсами:

• https://egrul.nalog.ru/index.html — предоставление сведений из ЕГРЮЛ / ЕГРИП на сайте ФНС РФ;
• https://service.nalog.ru/zd.do — данные о юридических лицах, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не предоставляющих налоговую отчетность более года;
• https://service.nalog.ru/disqualified.do — поиск сведений в реестре дисквалифицированных лиц;
• https://sudact.ru, http://www.arbitr.ru — сведения об участии в судебных спорах;
• https://fssp.gov.ru — информация об исполнительных производствах на сайте Судебных приставов.

В нашем пакете «Комплаенс-START» есть готовая специальная политика «Должная осмотрительность», призванная облегчить и формализовать процедуру проверки контрагентов в компании.