Соблюдение требований - это этика, добросовестность и общие ценности. Если вы сосредоточитесь на этом, то определенно получите эффективную систему соблюдения требований, не так ли? Неправильно!
Несмотря на то, что намерения могут быть правильными, комплаенс может в конечном итоге оказаться неэффективным и, следовательно, огромной тратой времени для бизнеса. Ниже приведены 5 проблем, из-за которых программы соблюдения требований могут тратить время впустую (и советы о том, как вы можете изменить ситуацию).
1. Ваша программа комплаенса не имеет цели
У вашей компании есть цели. У вас есть цели. Итак, должны ли у вашей программы комплаенса быть цели? Конечно.
В организациях время и ресурсы ограничены – очень важно расставить приоритеты. Например, чему бы вы отдали предпочтение – запуску нового тренинга по борьбе с коррупцией в Китае или внедрению новой системы оценки рисков для всей компании? Вы решаете: что важнее? Что больше всего поможет вашей компании? Как быстро меры могут быть реализованы?
Очевидно, что нельзя сделать всё одновременно, поскольку это может привести к снижению эффективности в ключевых областях или неправильному распределению ресурсов (как людских, так и денежных). Ключевое значение имеет определение целей – на этот год, на этот месяц, может быть, даже на сегодня.
2. Культура вашей компании “неправильная”
Вы можете возразить, что такой вещи, как “неправильная” корпоративная культура, не существует – и вы правы. Но корпоративная культура является неотъемлемой частью комплаенса. “Тон сверху” - это ключ к успеху.
Это можно свести к одной основной идее: если ваша служба комплаенса пытается способствовать этичному поведению и добросовестности, но ваш генеральный директор говорит менеджерам и другим сотрудникам, что им необходимо любой ценой добиться 30–процентного роста выручки в квартал, вы можете столкнуться с проблемами в будущем. Противоречивые сообщения и несоответствие целей могут привести к тому, что принятые меры по соблюдению требований окажутся неэффективными.
Что вы можете сделать, чтобы смягчить это потенциальное напряжение? На самом деле мы знаем, что многие руководители могут скептически относиться к функции комплаенса. При необходимости вам, возможно, потребуется потратить время на то, чтобы продемонстрировать им, как эффективная система комплаенс-менеджмента способствует успеху компании.
3. Вы забываете о вопросе “Почему”
Новые правила соответствия, вероятно, наводняют ваш рабочий стол. Легко увязнуть в постоянной борьбе за то, чтобы просто убедиться, что ваша организация осведомлена о том, каковы требования прямо сейчас.
Но постарайтесь не забывать о том важном вопросе: почему? Почему для компании важно быть уступчивой, иметь общие ценности, определять для себя культуру? Опять же, все сводится к тому, чтобы ваша организация понимала, что соблюдение требований - это не просто проставление галочек и подписание документов. Если вы забудете о “почему”, ваши коллеги могут воспринять соблюдение требований как вред компании, препятствующий раскрытию ее истинного потенциала.
Убедитесь, что вы знаете свое “почему”, чтобы помочь определить вашу программу соответствия требованиям. Вы помогаете создать культуру, с которой сотрудники могут идентифицировать себя, вы предотвращаете получение компанией плохой репутации и спасаете ее от непомерных штрафов. Убедитесь, что все осознают ценность, которую соблюдение требований добавляет организации.
4. Вашу политику соответствия никто не читает или не понимает
Они есть у каждой компании: политика, руководящие принципы, своды правил, которые никто никогда не видит и не читает. Или, когда сотрудники прочитали их, они не поняли ни слова. При создании и распространении политики у комплаенс команды есть два варианта: максимально приближаться к закону, используя сухую юридическую терминологию и фразы, что приводит к 27-страничному документу и большому разочарованию сотрудников (потому что они не понимают и не вовлечены). Или вы можете попытаться посочувствовать людям, для которых вы пишете политику, подумав о том, как сделать эти материалы максимально простыми для понимания и взаимодействия с ними. Что, вероятно, окажет большее влияние?
Создание чего-то легко понятного в рамках правового поля может потребовать большой работы. Часто написание 200-страничного учебника по материалу может занять много времени, но это не обязательно сложно. Когда вы будете писать следующую политику или руководство, попробуйте подумать вот о чем: если сотрудники будут использовать только одну часть информации, какой она должна быть? Если вам нужно вдохновение для “кратких и приятных” сообщений о соблюдении требований, ознакомьтесь с политикой General Motors в отношении дресс-кода.
5. Вы отслеживаете неправильные ключевые показатели эффективности (или их вообще нет)
Измерить эффективность соблюдения требований сложно. Как вы можете измерить такие вещи, как “честность”, “поведение” или “этика”? Хорошая новость – вы можете. Прежде всего, необходимо определить, какие ключевые показатели эффективности (KPI) имеют смысл для вашей организации. Вот несколько идей:
- Процент сотрудников, прошедших/не прошедших обучение по соблюдению нормативных требований;
- Показатель успешности сотрудников, принявших участие в тренинге;
- Процент новых сотрудников, получивших все соответствующие полисы в течение первых двух недель работы;
- Количество сообщений о неправомерных действиях, поступивших через систему информирования.
Однако отслеживание ключевых показателей эффективности - это только первый шаг к улучшению. Всегда полезно отслеживать результаты: почему уровень успешности в определенном отделе низкий? Что можно сделать для обеспечения того, чтобы новые сотрудники получали всю необходимую информацию о соблюдении требований?
Изучайте статистику и задавайте вопросы. Проявляйте инициативу и любопытство – тогда ваши ключевые показатели эффективности действительно помогут улучшить вашу систему управления соответствием требованиям.
Несмотря на то, что большинство из этих моментов могут показаться очевидными, в повседневной работе легко упустить из виду общую картину. Почаще напоминайте себе о том, что действительно важно и как вы можете максимально повысить эффективность своей комплаенс программы.
