Система управления комплаенс — это комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих элементов организации для обеспечения ее соответствия требованиям регуляторной среды и достижения своих целей.
Содержание:
- Комплаенс-система
- Кто входит в систему комплаенс организации?
- Обязательные элементы продуктивной комплаенс-системы
- Что такое карта рисков и как она формируется?
- Показатели оценки эффективности комплаенс-системы
- Роль комплаенс-подразделения в организации
Это универсальная признанная международная система противодействия угрозам и управления рисками, которая обеспечивает соответствие деятельности компании требованиям государственных органов, саморегулируемых общественных и иных организаций, соответствие нормам права, правилам, рекомендациям и стандартам, регламентирующим деятельность компании, внутренним документам и локальным нормативным актам.
Комплаенс-система:
- Работает по отношению ко всем сотрудникам компании;
- Обеспечивает заблаговременный подход к защите от рисков и непрерывность их устранения;
- Комплексный подход по всем направлениям деятельности бизнеса;
- Формирует идеологию и стиль ведения бизнеса;
- Работает как с внутренним контекстом, так и с внешним;
- Составляет этический компонент в бизнес-подходе: экология, антикоррупция, социальная ответственность и пр.
Кто входит в систему комплаенс организации?
Подразделение комплаенс (служба комплаенс) — это структурное подразделение компании, осуществляющее систему мер по контролю за соответствием деятельности всей организации, ее бизнес-процессов, операций и действий работников нормам законов и подзаконных актов, регулятивным правилам и принятым стандартам деловой этики.
Комплаенс-отдел должен взаимодействовать со всеми внутренними департаментами компании, среди которых:
- Юристы;
- Экономисты;
- Финансисты;
- Операционные менеджеры;
- Риск-менеджеры;
- Бухгалтерия;
- Кадры;
- Специалисты по безопасности;
- Специалисты в бизнес-процессах.
К внешним участникам системы комплаенс относятся:
- Государственные организации, контрольно-надзорные органы;
- Рейтинговые агентства;
- Контрагенты;
- Кредиторы;
- Страховые компании;
- Инвесторы;
- Банки, кредитные организации;
- Международные регуляторы.
Обязательные элементы продуктивной комплаенс-системы
- Твердая позиция высшего менеджмента (tone of the top) и четко обозначенная политика о непринятии коррупции.
Только решительно настроенный управленец сможет своим примером задать этический тон деятельности остальных сотрудников.
- Кодекс поведения и комплаенс-политики.
Эти официальные документы являются основой всей системы комплаенса. Они должны быть понятны и прозрачны каждому сотруднику.
- Надзор, автономность, ресурсы.
Комплаенс-подразделение компании должно быть оснащено всеми необходимыми ресурсами для качественного исполнения своих функций. Также важно, чтобы было выделено достаточное количество персонала, ответственного за эффективную реализацию этого направления. Комплаенс-менеджер или комплаенс-отдел должны подчиняться напрямую директору.
- Оценка рисков.
Это обязательное условие для создания результативной комплаенс-системы. Итоги оценки подвергаются тщательному анализу, на основе которого необходимо разработать и внедрить меры по минимизации выявленных рисков.
- Тренинги и постоянное консультирование менеджмента на всех уровнях.
Комплаенс-принципы работы важно донести до каждого сотрудника компании. Эта задача может исполняться путем выделения ресурсов для регулярных консультаций работников, периодического проведения обучающих тренингов с последующей сертификацией персонала. При необходимости можно также обучить контрагентов и бизнес-партнеров.
- Поощрения и меры дисциплинарного воздействия.
Любые нарушения законодательства или локальных нормативно-правовых актов должны быть наказуемы. А система поощрения за следование утвержденным правовым принципам будет способствовать «правильному» бизнес-поведению.
- Процедура проверки контрагентов (due diligence) и платежей.
Проверка партнеров до начала сотрудничества поможет обеспечить превентивную защиту от многих комплаенс-рисков. Если контрагент «чист», нужно подготовить обоснование о необходимости его привлечения, прописав размер вознаграждения во избежание коррупционных рисков. Также необходим регулярный независимый мониторинг взаимодействия с третьими лицами.
- Конфиденциальные сообщения на «горячую линию» о нарушениях и внутренние расследования (форензик).
Важно обеспечить анонимность таких сообщений, чтобы сотрудники не боялись заявлять о своих подозрениях. После получения заявления запускается процедура проведения расследования, по результатам которой применяются дисциплинарные меры или иные способы для разрешения ситуации.
- Постоянное совершенствование: периодическое тестирование и оценка эффективности комплаенс-программы.
Все принципы комплаенса необходимо реализовывать на практике. В процессе этих действий периодически будут вскрываться «слабые места» и новые области риска, что потребует улучшения или пересмотра политик. Без таких переработок система комплаенса начнет утрачивать свою эффективность.
- Слияния и поглощения.
Дью-дилидженс проверка до поглощения компании и интеграция после ее приобретения. Речь идет о необходимости глубокой проверки организации перед объединением с ней.
Что такое карта рисков и как она формируется?
Карта рисков — это визуальный документ, наглядно систематизирующий выявленные при анализе бизнеса риски, отражающий уровень вероятности срабатывания каждого из них, оценку последствий и содержащий способы сокращения их влияния. Карта рисков может быть составлена по компании в целом, по конкретным бизнес-процессам, по определенным направлениям.
Важно выявлять риски на ранних стадиях, чтобы не дать им вырасти до критических или катастрофических. Разработать и внедрить рабочие механизмы по устранению и предотвращению их возникновения в будущем.
Показатели оценки эффективности комплаенс-системы
- Коэффициент снижения количества нарушений и размера штрафов;
- Доля подразделений, в которых выявлены высокие риски и ведутся работы по их снижению;
- Количество конфликтов и проступков по причине неосведомленности;
- Сумма перерасхода бюджетных средств за период;
- Количество жалоб и обращений клиентов, поставщиков, сотрудников, работа с ними;
- Показатели эффективности комплаенс-службы и менеджеров;
- Результаты прохождения проверки контрольно-надзорных органов (без нарушений), а также проверок со стороны бенефициаров, банков, инвесторов, поставщиков и т.п.
Роль комплаенс-подразделения в организации
Сегодня регулятивная и бизнес-среда развиваются стремительно. Появляются новые платформы, форматы, виды монетизации и т.д. С учетом такого роста количество политик и требований значительно увеличивается. Игнорирование функции комплаенс в такой ситуации часто приводит к значительным финансовым потерям.
Комплаенс — это дополненная стоимость бренда. Если компанию заметили в недобросовестном поведении, с ней не захотят вести бизнес. В В2В необходимо доверять, важна хорошая репутация, а для этого нужен комплаенс. Комплаенс-офицер не рассказывает, а создает реальные доказательства добросовестного поведения.
