Горячая линия комплаенс — это конфиденциальный информационный канал, предназначенный для получения информации о намерениях или фактах совершения неправомерных действий в областях контроля конфликта интересов, противодействия коррупции, защиты инсайдерской информации, манипулирования рынком, этики.
Кто может обратиться на горячую линию комплаенс?
Горячая линия комплаенс предназначена для обращения на нее клиентов, контрагентов, партнеров, сотрудников организации. Для каждой категории лиц этот инструмент должен соблюдать следующие принципы:
- Анонимность — имеется возможность сообщения информации без раскрытия персональных данных о заявителе;
- Конфиденциальность — сведения из входящих сообщений доступны ограниченному кругу лиц;
- Полнота учета и обработки — все сообщения, в том числе анонимные, регистрируются и анализируются;
- Установление истины — в отношении всей поступившей информации проводится внутренняя проверка (форензик).
По какому поводу можно обращаться?
С помощью горячей линии любые заинтересованные лица могут сообщить информацию:
- О потенциальных или наступивших фактах коррупции, мошенничества, хищений;
- О нарушениях при проведении закупочных процедур;
- О нарушениях антимонопольного законодательства;
- О злоупотреблениях служебным положением, превышении полномочий должностными лицами;
- О нарушениях законодательства в области инсайдерской информации;
- Об ином несоблюдении Кодекса корпоративной этики, о действиях (бездействии), которые наносят или могут нанести материальный ущерб или причинить вред деловой репутации компании.
Как правильно организовать горячую линию?
- Информировать о ее наличии
Один из ключевых факторов эффективной горячей линии комплаенс — это осведомленность персонала, контрагентов и других третьих лиц о ее наличии в организации. Для наиболее широкого охвата аудитории можно на официальном сайте компании создать раздел, посвященный работе горячей линии. Также важно регулярно напоминать сотрудникам о ее существовании, целях, принципах, способах коммуникации. Можно организовать обучение, периодические напоминания по корпоративной почте, разместить информационные плакаты в местах отдыха сотрудников.
- Организовать несколько способов передачи информации
При создании горячей линии комплаенс важно создать несколько альтернативных каналов передачи сообщений (по телефону, электронному адресу, через форму на сайте). У человека также должен быть выбор: оставить информацию анонимно или со своими контактными данными.
- Гарантировать конфиденциальность, анонимность
Это базовый аспект «правильной» горячей линии. Обращающиеся должны быть уверены, что они не подвергнутся преследованию независимо от характера сообщения. Важно регулярно информировать персонал об отсутствии негативных последствий для сообщившего, а также о том, что фирма обязуется соблюдать конфиденциальность и анонимность полученной информации. Этот момент следует отразить в политиках компании.
- Проводить внутренние расследования по обращениям
На этапе разработки горячей линии необходимо сформировать порядок действий с входящими сообщениями. Все заявления должны регистрироваться в реестре, рассматриваться, передаваться в соответствующий департамент, где по ним проведут расследования. Кроме того, важно предусмотреть систему обратной связи по статусу рассмотрения обращения.
- Привлекать независимых провайдеров
Горячая линия комплаенс, обслуживаемая собственными силами организации, часто не вызывает доверия сотрудников, переживающих за анонимность своих сообщений. Привлечение же стороннего провайдера повысит доверие персонала к этому инструменту. Кроме того, эксперты на аутсорсе помогут комплаенс-специалистам сэкономить время на сортировке ложных сообщений от важных.
Соблюдая эти пункты, предприятие сможет правильно организовать работу горячей линии комплаенс, успешно выявлять риски мошенничества, неэтичного поведения со стороны сотрудников и контрагентов, а также оперативно на них реагировать, предотвращая наступление финансовых и репутационных рисков.
