Что такое должная осмотрительность и как ее проявлять?

Благонадежный контрагент – залог финансовой и репутационной стабильности бизнеса. Поэтому перед началом делового сотрудничества важно провести комплексную проверку потенциального партнера «под микроскопом». Совокупность мероприятий по получению необходимой достоверной информации принято называть должной осмотрительностью.

Особенности должной осмотрительности при выборе контрагента

Это понятие было введено в налоговую практику Постановлением Пленума Высшего арбитражного суда РФ от 12.10.2006 г. № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды». Однако точное определение термина в нем отсутствует. Каждая компания индивидуально определяет риски, необходимые для проверки перед работой с новым контрагентом, и инструменты для проведения данной проверки.

ФНС ссылается на понятие должной осмотрительности для оспаривания правомерности вычетов по НДС и включения налогоплательщиками некоторых расходов в состав затрат при расчете налога на прибыль, если в цепочке платежей присутствуют сомнительные фирмы-однодневки.

Информация о контрагенте содержит факты о нем, позволяющие организации оценить степень, в которой контрагент подвергает ее целому ряду рисков. Эти риски включают в том числе отмывание денег и финансирование терроризма (ПОД/ФТ).

Компания должна «знать» своих контрагентов по ряду причин:

• Для соблюдения требований соответствующего законодательства и нормативных актов;
• Чтобы быть уверенной в том, что контрагенты являются теми, за кого себя выдают;
• Чтобы предоставить им запрашиваемые товары или услуги;
• Для защиты от мошенничества и подозрительных операций;
• Чтобы организация могла оказывать помощь контрольно-надзорным органам, предоставляя доступную информацию о контрагентах после составления отчета о подозрении их в неправомерных действиях.

Когда соблюдение должной осмотрительности признается ненадлежащим?

Деловые коммерческие отношения определяются как формирующиеся, когда две или более стороны сотрудничают в целях ведения регулярного бизнеса или для выполнения одноразовой сделки. При этом в соответствии с должной осмотрительностью при заключении договора контрагенту необходимо отказать, если он:

• Не числится в ЕГРЮЛ / ЕГРИП или имеет регистрационные нарушения;
• Является действующим, но в его первичных и уставных документах есть ошибки;
• Зарегистрирован по массовому адресу, или информация о его местонахождении отсутствует;
• Не предоставляет документальное подтверждение полномочий должностных лиц, имеющих право подписи от лица контрагента;
• Не имеет подтверждающих бумаг о приобретении / производстве продуктов для дальнейшей их реализации, т.е. в документах отображаются только финансовые потоки, а товарные отсутствуют;
• Не обеспечен производственными и (или) торговыми площадями, собственной или арендуемой недвижимостью, оборудованием, транспортом, в штате не числятся сотрудники.

Это не полный перечень возможных факторов для отказа от сотрудничества. Положение о должной осмотрительности в каждой компании содержит индивидуальный список обстоятельств.

Риск-ориентированный подход к должной осмотрительности контрагентов

Международные стандарты требуют применения риск-ориентированного подхода к должной степени осмотрительности при выборе поставщика. Следовательно, эти меры должны применяться на уязвимой к риску основе в зависимости от типа контрагента, деловых отношений, характера сделок или деятельности. Более высокие категории риска должны подлежать усиленной должной осмотрительности.

Оценка риска позволит определить, какая часть собранной информации нуждается в независимой проверке:

• Для депозитного счета с низким балансом и низким оборотом может потребоваться сбор только упрощенной или базовой информации об открытии счета. Объем проверяемой информации может быть ограничен доказательствами идентификации и информацией об источнике финансирования, ожидаемой частоте депозитов, снятии средств;
• Для контрагентов со стандартным риском, то есть тех, кто постоянно зарегистрирован в стране, имеет прозрачный источник дохода, может потребоваться проверка только стандартной предоставленной информации;
• Усиленная должная осмотрительность должна применяться к контрагентам с более высоким риском, к бенефициарным владельцам или управляющим компаний или структур с более высоким риском;
• Котируемые компании и их стопроцентные дочерние фирмы считаются менее рискованными, требующими только упрощенной процедуры due diligence.

Частные или трастовые компании обычно оцениваются как более рискованные, чем котируемые, поскольку они подвергаются более низкому уровню внешнего контроля, чем те, которые находятся в государственной собственности. Для таких отношений необходимо также проверить личность бенефициарных владельцев и управляющих в дополнение к проверке корпоративного субъекта. Бенефициарными владельцами также могут быть исполнительные директора или учредители трастов.

Как проявить должную осмотрительность в 2020 году?

На практике отсутствует четкий алгоритм данного механизма. Однако в рамках должной осмотрительности при выборе контрагента необходимо выполнить ряд базовых действий:

1. Разработать и внедрить положение о договорной работе;
2. Составить регламент, касаемый требований к должной осмотрительности;
3. Внести в должностные инструкции сотрудников пункт об ответственности за несоблюдение вышеуказанных требований;
4. Отправить письменный запрос контрагенту на предоставление документов в рамках должной осмотрительности по следующему списку: Устав, ОГРН, ИНН, налоговая декларация по НДС, по налогу на прибыль, паспорт руководителя;
5. Сформировать карточку налоговой безопасности.

При самостоятельном мониторинге информации о контрагенте можно воспользоваться официальными ресурсами:

• https://egrul.nalog.ru/index.html – предоставление сведений из ЕГРЮЛ / ЕГРИП на сайте ФНС РФ;
• https://service.nalog.ru/zd.do – данные о юридических лицах, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не предоставляющих налоговую отчетность более года;
• https://service.nalog.ru/disqualified.do – поиск сведений в реестре дисквалифицированных лиц;
• https://sudact.ru, http://www.arbitr.ru – сведения об участии в судебных спорах;
• http://fssp.gov.ru – информация об исполнительных производствах на сайте Судебных приставов.