Коррупция и документооборот: минимизируем риски правильно

Коррупция и документооборот: минимизируем риски правильно

Очень часто именно объемный документооборот вкупе с непрозрачностью финансовых операций становится катализатором коррупционных преступлений. Большинство доказательств тому можно найти с помощью анализа конкретных документов. А выборочные проверки за собой в большинстве случаев открывают системные нарушения антикоррупционного законодательства.

Ярким примером положительного влияния бюрократизма на коррупцию в компании может стать закупочная деятельность. Чем больше документооборот организации, тем меньше поставщиков со стороны будут стремиться принять участие в тендерах: масштабы формальных требований их просто отпугнут. Длительное утверждение контрактов и целый список необходимых согласований также являются сдерживающим фактором от подачи заявки. Однако «свои» поставщики уже в курсе всех нюансов и готовы тратить временные и трудовые ресурсы на тендеры.

 

Способы сокращения объемов документооборота

 

Самым эффективным механизмом для достижения этой цели считается автоматизация документооборота. Но и в ней есть свои издержки. Переводя документы в «цифру», если до этого в них не было системы, то бардак из бумажного просто превратиться в электронный. Но это все тот же огромный массив документов, только в цифровом формате.

 

Гораздо результативнее себя показывает оптимизация документооборота. Зачастую предприятие даже не вдумывается, как много бюрократических проволочек оно само же провоцирует. Оптимизация позволяет провести ревизию форм и документов компании. В результате создается реестр документов подразделений, по которому можно отследить не несущие особой ценности бумаги и упразднить их полностью либо объединить в глобальный шаблон.

 

Какие антикоррупционные документы должны быть в организации?

 

На практике в первую очередь необходимо разработать Антикоррупционное положение, в котором прописываются все требуемые меры по превентивной защите от коррупции. При его составлении можно ориентироваться на Методические рекомендации по разработке и принятию организациями мер по предупреждению и противодействию коррупции от 8 ноября 2013 г.

 

Также перечень антикоррупционных документов может включать:

 

  • Антикоррупционную политику организации;
  • Положение о противодействии коррупции;
  • Кодекс этики и служебного поведения;
  • Положение по предотвращению и урегулированию конфликта интересов;
  • Приказ о назначении лиц, ответственных за профилактику коррупционных и иных нарушений;
  • План мероприятий, направленных на профилактику, предотвращение и выявление коррупции.

 

После разработки всех необходимых локальных нормативных актов важно включить в трудовые договоры антикоррупционную оговорку. Минтруд рекомендует прописать общие положения для всех сотрудников и отдельные для тех, кто находится в максимальной зоне коррупционного риска. Это может относиться к высшему менеджменту компании, руководителям департаментов, комплаенс-офицерам, юридической службе.