Каждая компания имеет в обращении широкий спектр политик : рекомендации по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, политики защиты данных и т.д. Но зачастую эти политики устаревают и сотрудники редко их читают. Но тем не менее, политика должна значительно снизить риски комплаенса компании.
Политики помогают минимизировать риски ответственности
Компании по всему миру хотят минимизировать риски, чтобы сохранить свою репутацию и защитить себя от финансовых потерь. В то же время увеличивается количество правовых норм, которые компании обязаны соблюдать. Чтобы обеспечить соблюдение требований, многие компании полагаются на такие меры, как политика на рабочем месте. Эти политики четко определяют приемлемое и неприемлемое поведение на рабочем месте, чтобы донести до сотрудников внутренние и юридические требования и тем самым снизить риск. Если компания может продемонстрировать, что сотрудники осведомлены об этих политиках и понимают их содержание, они могут снизить риск ответственности.
Политический хаос в компаниях увеличивается с каждым новым изменением
Однако то, что на первый взгляд может показаться простым, со временем становится проблемой во многих компаниях: по мере увеличения количества нормативных актов увеличивается и количество политик в компании, становится все труднее поддерживать общий обзор. Если нет центральной системы для управления этими политиками и соответствующими рабочими процессами (такими как утверждение, обновление, управление версиями и т. д.), в обращение часто попадают устаревшие, противоречивые или несанкционированные политики. Часто плохая коммуникация по вопросам политики означает, что лишь немногие люди действительно читают или понимают политику.
Крайне важно рассмотреть единый подход к текущей и будущей политике, чтобы можно было успешно реализовать меры по соблюдению требований и снизить риски. В следующих пунктах мы объясним наиболее важные шаги в создании хорошо структурированного управления политикой:
1. Создавайте согласованные шаблоны
В качестве первого шага крайне важно создать шаблоны для ваших политик, чтобы обеспечить единообразный стиль написания, макет и структуру для всех будущих политик. Хотя это может показаться странным, во многих компаниях есть правила написания политик, обеспечивающие их единообразие, особенно когда авторов политики много. Также желательно пересмотреть все существующие политики, используя новые шаблоны.
При разработке новой политики постарайтесь включить как внутренние, так и внешние источники информации. Убедитесь, что политика включает директивы и отраслевые стандарты в такой форме, чтобы ее было легко понять и усвоить. Вы также должны включить отзывы своих сотрудников.
2. Рассмотрение и утверждение
Убедитесь, что каждая политика тщательно проверена перед публикацией. Они должны быть точными и в то же время простыми для понимания сотрудниками. Комментарии или изменения, внесенные всеми участниками процесса разработки, должны быть подробно задокументированы. После того как окончательная политика будет принята, она должна быть одобрена руководством.
3. Общайтесь
Отправьте политику соответствующим сотрудникам и убедитесь, что все новые сотрудники также получили ее при начале работы. В качестве следующего шага попросите каждого сотрудника подтвердить, что он прочитал и понял политику. В идеале это должно быть сделано в электронном виде. Если сотрудник не может подтвердить, он должен получить напоминания или дополнительные обучающие материалы.
4. Поддерживайте и обновляйте
Управление политикой — это непрерывный процесс. Соответственно, мы рекомендуем вам регулярно проверять каждую политику на предмет ее эффективности и актуальности. Если необходим пересмотр, политика должна еще раз пройти все этапы жизненного цикла политики.
Обращайтесь в Национальную Ассоциацию Комплаенс по любому вопросу, связанному с комплаенсом. Для связи с нашим специалистом заполняйте контактную форму внизу экрана или звоните по телефону горячей линии.
