Эффективная коммуникация по вопросам соблюдения требований имеет решающее значение для эффективных программ комплаенса и должна включать работу горячей линии. Это программа, которая позволяет сотрудникам сообщать о проблемах, предполагаемых и потенциальных нарушениях законов, нормативных актов, политик или других правонарушениях по телефону, электронной почте, веб-сайту, текстовым сообщениям или любой другой подходящей форме связи.
Цель состоит в том, чтобы побудить сотрудников сообщать о нарушениях, а также создавать, лелеять и продвигать культуру добросовестности и соблюдения требований законодательства. Качество работы горячей линии и то, насколько эффективно она доводится до сведения сотрудников, существенно повлияет на то, обратится ли человек сначала к внутренним органам или к регулирующему органу, адвокату, средствам массовой информации или другому внешнему органу власти.
В этой статье мы собрали предложения и подсказки, которые следует учитывать для обеспечения эффективной работы функции горячей линии:
Информируйте о работе горячей линии. Чтобы она была по-настоящему эффективной, необходимо активно пропагандировать её доступность. Это должно быть отражено в Кодексе поведения с дополнительными указаниями в программных документах. Кроме того, горячую линию следует рекламировать с помощью плакатов в рабочих зонах, информационных бюллетеней, листовок, электронных писем и т.д.
Тон сверху. Совет директоров и руководство компании должны задать позитивный "тон на самом верху" для позитивного сообщения об обязанности сообщать о предполагаемых нарушениях, чтобы сотрудники чувствовали себя менее запуганными, когда они решают, сообщать ли об этом внутри компании или внешним сторонам. В сообщении следует подчеркнуть защиту от возмездия за добросовестную отчетность.
Предоставьте альтернативные методы отчетности. Следует поощрять сотрудников сообщать о проблемах по каналам управления или непосредственно в отдел комплаенса, отдел кадров или юрисконсульту с возможностью использования горячей линии.
Варианты конфиденциального и анонимного сообщения. Сотрудники, сообщающие о потенциальных нарушениях и неправомерных действиях, должны сохранять конфиденциальность и иметь возможность сообщать о нарушениях анонимно. Это позволяет отдельным лицам решать, какой метод отчетности обеспечивает им наилучшую уверенность при составлении отчета. Эти варианты должны быть прописаны в программных документах.
Гарантировать отсутствие возмездия за сообщение. Сотрудникам важна гарантия, что они не подвергнутся никакому возмездию. Нужен отдельный документ, описывающий это.
Установить официальную обязанность сообщать о нарушениях. Сообщение о нарушениях должно быть не возможностью, а обязанностью. Следует четко разъяснить, что любой, кому известно о потенциальных нарушениях, должен сообщить о них и что невыполнение этого требования может привести к принятию неблагоприятных мер. Желательно рассмотреть программный документ по этому вопросу.
Система управления вызовами. Это начинается с ведения журнала всех принятых вызовов, в котором в общих чертах описывается характер предоставленной информации, когда она была получена, кому было назначено действие, как оно было разрешено и когда. Это имеет решающее значение для контроля, управления и подтверждения надлежащего обращения с информацией.
Установите процесс расследования жалоб и утверждений. Желательно иметь политику, описывающую процесс рассмотрения жалоб и расследований по "горячей линии". Это должно включать в себя то, как и кем будут расследоваться вопросы. Например, большинство жалоб на "горячую линию" связаны с вопросами, которые подлежат разрешению отделом кадров. Юрисдикция между отделом комплаенса и отделом кадров должна быть прописана в политическом документе.
Анализ информации с горячей линии. Информация с горячей линии должна быть проанализирована на предмет тенденций, анализа первопричин выявленных проблем и любых местоположений или программ, наиболее часто упоминаемых в отчетах.
Мониторинг и аудит горячей линии. Как и во всех программах, работа горячей линии должна контролироваться и периодически проверяться, чтобы оценить и протестировать, насколько точно и своевременно принимаются, записываются и обрабатываются звонки. Это включает в себя:
- надлежащее ведение журнала горячей линии,
- полное документирование всех звонков,
- проверку всех сообщений, принятие надлежащих мер по их обработке,
- защиту конфиденциальности звонящих,
- принятие необходимых мер по исправлению положения.
