Обеспечение полного соответствия вашего бизнеса требованиям является сложной и трудоемкой задачей. Но это абсолютно необходимо для бесперебойной работы компании.
Но что именно такое соответствие требованиям? Это довольно широкий термин, охватывающий целый ряд внешних законов и нормативных актов, а также внутренние процессы, организационное управление и требования безопасности. Таким образом, это означает, что точное определение того, как соблюдать требования, часто может привести к путанице.
Когда дело доходит до управления бизнесом, соблюдение требований означает соблюдение всех действующих законов и нормативных актов, гарантирующих выполнение вами своих обязанностей как владельцем бизнеса. Часто на карту поставлено слишком многое, чтобы рисковать неправильным соблюдением требований, поэтому крайне важно самостоятельно ориентироваться в правилах и предписаниях. Это поможет убедиться, что ваш бизнес полностью соответствует требованиям.
Вот почему мы собрали это руководство. Надеемся, оно поможет вам разобраться в сложностях и узнать, как именно вы можете убедиться, что ваши бизнес-файлы и данные полностью соответствуют требованиям.
1) Оцените риски
Ваша обязанность как бизнеса - определить риски, с которыми вы можете столкнуться, когда дело доходит до соблюдения нормативных требований. В зависимости от типа бизнеса, которым вы управляете, размера вашего бизнеса и отрасли, в которой вы работаете, факторы риска могут варьироваться.
Согласно исследованию тенденций комплаенса, проведенному "Делойтом", в 2015 году 82% организаций провели ту или иную оценку комплаенс-рисков в масштабах всего предприятия. Кроме того, почти две трети указали, что они проводят оценку комплаенс-рисков по крайней мере ежегодно, если не чаще, демонстрируя, что предприятия признают важность соблюдения требований.
Выявление рисков, с которыми может столкнуться ваш бизнес, когда речь заходит о соблюдении требований, внедрение превентивных мер и их мониторинг могут стать важным первым этапом обеспечения комплаенс-системы предприятия.
2) Проводите регулярные аудиты
Регулярная проверка ваших учетных записей, документов и данных может помочь обеспечить полное соответствие ваших бизнес-файлов требованиям. Отслеживать историю файлов означает следить за тем, чтобы все изменения были зафиксированы, а также за тем, кто и когда внес какие-либо правки.
Многие предприятия обязаны проводить проверки соответствия, по крайней мере, на ежегодной основе, включая проверку внутренних систем. Если все сделано правильно, регулярный аудит может дать вам уверенность в том, что вы соблюдаете нормативные акты и законодательные обязательства на регулярной основе, выявляя при этом любые потенциальные проблемы или области, требующие улучшения.
3) Упорядочивайте свои документы
Как и во всех отраслях жизни – стоит быть более организованным! Это определенно помогает, когда дело доходит до соблюдения требований.
Храня ключевые файлы и документы в одном месте, но необходимо следить за тем, чтобы к ним был легкий доступ. Так вы сможете извлекать файлы в любое время, когда это необходимо.
Безопасное архивирование ваших документов в электронном виде может быть особенно эффективным способом сделать это, поскольку это означает, что вы можете выполнять поиск, чтобы найти их, а не перебирать бесконечные файлы или папки в поисках нужной вам информации.
4) Зашифруйте свои файлы
Кибербезопасность сейчас является одной из самых актуальных тем в мире, и защита любой информации или данных, которыми может располагать ваш бизнес, абсолютно необходима как для того, чтобы избежать любых потенциально неприятных и подрывающих репутацию инцидентов с клиентскими данными, так и для обеспечения соответствия требованиям, когда дело доходит до безопасности.
Чтобы сохранить любую информацию, данные, цифровые файлы и документы в безопасности, вам необходимо обеспечить их надлежащий уровень защиты. Предоставление доступа к документам только тем, кому необходимо их просмотреть, также является хорошим способом свести к минимуму риск попадания информации в руки не тех людей.
5) Используйте правильное программное обеспечение
В постоянно растущем цифровом мире важно убедиться, что в вашем бизнесе есть подходящее программное обеспечение, помогающее управлять всеми этапами соблюдения требований.
Дополнительные функции, которые помогут вашему бизнесу стать более совместимым, включают:
- Цифровые подписи, позволяющие клиентам подписывать документы, сокращая время обработки и повышая эффективность.
- Отслеживание документов в режиме реального времени для улучшения вашей коммуникационной стратегии, показывая вам, был ли просмотрен или загружен ваш файл.
- Автоматическая подача документов для сортировки и хранения всех документов там, где они должны быть, в одном и том же месте, где ваша команда всегда может получить доступ к последней версии.
- Отзыв документа – вы сможете отозвать неправильный документ до того, как он будет просмотрен.
- Мощная функция поиска, позволяющая вам легко найти этот неуловимый клиентский файл и получить доступ ко всем вашим документам, не выходя из офиса.
- Простое распространение файлов, обеспечивающее проверку ежедневных документов, а также возможность перетаскивания файлов в другие лотки с добавлением "стикеров" для комментариев.
- Использование нескольких устройств, так что вы можете получить доступ к своему виртуальному кабинету в любое время и в любом месте.
- Автоматическая отправка электронной почты и распечатка документов экономят вам часы на просмотре входящих сообщений, позволяя сосредоточиться на более важных вещах.
