Подарки могут сыграть важную роль в развитии социальных отношений. Однако в деловом контексте они могут создать неопределенность: является ли бутылка вина от делового партнера подходящим подарком или попыткой подкупа? Можно ли принять приглашение от внешнего поставщика услуг отметить завершение проекта или это может вызвать проблемы с соблюдением требований?
В некоторых ситуациях подарки и приглашения явно не представляют проблемы, но в других это не так, и есть также серые зоны. Мы представляем четыре общих подхода по взаимодействию с подарками внутри компании.
1. Подход «старой школы» невмешательства
Следует избегать этой стратегии, поскольку она создает риск внутри организации. По сути, это можно охарактеризовать как очень либеральный подход к подаркам и приглашениям без какой-либо документации. Разрешены швейцарские часы класса люкс, посещение роскошных заведений, пожертвования без подтверждающей документации. При таком подходе соблюдение требований рассматривается как просто препятствие бизнесу. Сторонников этой точки зрения становится все меньше.
Глобальная осведомленность о соблюдении требований растет. Важным фактором является рост количества судебных исков и штрафов в связи с коррупцией, которая для некоторых компаний сопровождалась высокими потерями прибыли и репутации. Кроме того, молодые сотрудники особенно придают большое значение корпоративным ценностям, таким как этика и честность.
2. Политика абсолютной нетерпимости
Другая крайность — когда любые пожертвования запрещены. Это может быть очень просто реализовать, но это не соответствует деловой практике. Многие отделы (особенно отделы продаж) не поддерживают такой подход, и деловые партнеры могут расстраиваться, когда даже самые маленькие подарки не допускаются. Таким образом, практическая реальность такова, что не многие компании выбирают этот подход.
3. Четкие лимиты, которые нельзя превышать
В рамках этой стратегии компания определяет ограничения по стоимости подарка или приглашения, которые не могут быть превышены. Этот подход позволяет принимать или дарить небольшие подарки и приглашения и учитывает различные культурные нормы, определяя разные ограничения для каждой страны или категории.
Несмотря на относительно простую реализацию, у этой стратегии есть явные недостатки:
- Иногда сложно оценить точную стоимость подарка или приглашения.
- Контекстно-зависимые исключения не предусмотрены.
- Нет ясности и контроля над соблюдением ограничений.
4. Пороговые значения, при превышении которых требуется авторизация
Этот подход оказался лучшим сочетанием всех вышеперечисленных стратегий, а именно определение пороговых значений стоимости, которые варьируются в зависимости от страны или категории, а затем, когда подарки или приглашения превышают этот порог, требуется авторизация.
Процесс утверждения применяется к подаркам и приглашениям, стоимость которых превышает пороговую величину. Например, непосредственный руководитель может одобрить получение более дорогих, но в остальном безобидных подарков. Некоторые компании собирают эти подарки и в конце года продают их с аукциона, доходы от которых передаются на благотворительность. Что касается подарков, которые могут иметь решающее значение по ряду причин, комплаенс-менеджер должен их рассмотреть и одобрить. Все одобрения и причины таких подарков должны быть документально подтверждены.
Этот подход имеет ряд преимуществ:
- Гибкая модель, позволяющая принимать или дарить более дорогие подарки и приглашения при условии отсутствия критериев исключения.
- Четкий процесс одобрения, который обеспечивает прозрачность и распределяет ответственность за одобрение между несколькими людьми (в противном случае сотрудники отдела комплаенса будут тратить много времени на проверку подарков).
- Повышает прямую ответственность сотрудников и руководителей, тем самым повышая их осведомленность о соблюдении требований.
Основным недостатком этого подхода является то, что необходимо определить пороговые значения и процессы утверждения. Это требует некоторых первоначальных усилий, однако сэкономленное впоследствии время должно компенсировать это. Чтобы стимулировать внедрение, этот процесс должен быть максимально простым для сотрудников, менеджеров и лиц, ответственных за соблюдение требований.
